为啥一定要做计划呢?
在项目管理中,计划是贯穿始终的重要课题,是各个角色协同工作的基准。程序员在做项目管理的时候,会有个特别明显的优势,就是对项目中涉及到的架构设计、技术难点等问题,有着非常深刻的理解,因此,你对技术类风险会有更高的把控力。
但是,你还需要学习的是,从全局的视角出发,去推进项目整体目标的落地,优化各个角色的协同过程。作为项目经理,你要利用一切可以利用的资源、尽自己最大的努力达成项目目标,而计划是你可以借助的重要工具。
计划到底是什么?计划是用来做什么的呢?
计划是“市场需求或发起人的期望”和“团队生产力”之间平衡的结果。从本质上来讲,计划是用来对焦的!做计划,是个集体对焦的过程。如果我们省去对焦的步骤,就会给后续的执行工作埋下很多“地雷”。在执行过程中,这些“地雷”一旦被引爆,就会把我们的项目拖向失控的深渊。
计划是一种集体对焦的方式。好的计划,不仅要给出时间节点,还要给出依据和来源,这样才能更有效地对焦。
这里需要引入一个概念,叫作 WBS 工作分解(Work Breakdown Structure),这是我们做计划的第一个标准动作。
作为一个描述思路的规划和设计工具,WBS 可以清晰地表示各项目工作之间的相互联系,帮助团队更高效地管理项目。WBS 是项目管理领域非常重要的方法。创建 WBS 的过程,也就是把项目工作按阶段可交付成果分解成较小的、更易于管理的组成部分的过程。
简单来说,WBS 就是“把大象放进冰箱”的过程,在做计划的时候,我们要把“大象”,也就是我们要做的这件事情真正拆解开,明确要分成多少块工作内容,涉及哪些角色和哪些环节的工作项,你需要将工作项拆解到 5 个工作日以内,每项任务都对应到个人
做计划的方式的转变,背后其实是思维方式的根本转变
雷区 2:不够全面
项目管理是运用当前一切可用的资源,去完成整个项目目标,只有任务列表,没有识别关键资源和关键依赖,也没有考虑研发之外其他环节。这样的计划,无法让我们明确实现目标的关键路径,也无法明确是否可以完成目标以及如何完成
识别依赖并画出关键路径,就是我要讲的做计划的第二个标准动作,这一步意味着我们开始从目标的角度对资源进行统筹思考。
关键路径是决定项目工期的进度活动序列。它是项目中最长的路径,关键路径的工期决定了整个项目的工期。所以,任何关键路径上的延迟都将直接影响项目的预期完成时间。
除此之外,在核心部分计划出炉以后,我们还要对项目涉及到的其他合作环节,进行全面地规划和安排,为各个阶段设定合理的里程碑节点,确保考虑周全。
明确了和其他合作环节的时间节点之后,我建议使用 Visio 工具,把整个过程可视化出来,让计划更加直观
雷区 3:不够准确引出做计划的第三个标准动作了,就是定义完成标准
简单来讲,完成标准就是某时间点需要完成的事项列表,或者是应该达到的某项指标(特定水平的 Bug 数量 / 性能指标等)。进度计划中的任何重要时间节点,都应该有一组完成标准。越早定义完成标准,计划按照期望完成的概率就越大
以最关键的几个常见时间节点为例,完成标准如下:
需求 / 设计确认:执行所需的需求稿或设计稿已经完成,而且公开评审通过,团队已经准备好要编写产品代码了。值得一提的是,有些团队还会对需求稿或设计稿做一定的要求,比如把未处理的反馈意见数小于多少作为标准 功能完成 / 提测:所有定义的功能都已经完成(比如冒烟测试通过率高于 90%),团队已经准备好将焦点转移到质量保证上,并将所有剩余问题都当作 Bug 来跟踪。一些质量基础比较好的团队,也可以把 CI 自动回归用例集通过率、静态代码检查分数、单元测试覆盖率等,作为更加细节具体的完成标准 里程碑完成:质量已经达到适当水平(如不存在 P0 及 P1 优先级的 Bug),可以上线发布,或者可以开始下一个里程碑 雷区 4:没有共识做计划本身并不是最难的,真正难的是什么?
对焦!没有达成共识的计划,是不具备任何效力的
事实上,PM 在召开规划会之前,排期的内容已经准备得差不多了。在全员规划会上,除了对齐信息之外,更重要的是当面达成共识,这其实也是仪式感和承诺的象征,对计划后续的有效执行,是至关重要的。因此,达成共识并公开透明,就是做计划的第四个标准动作
对于一些小项目,即便没有全员规划会,也强烈建议你至少要在确认计划之后,向所有项目组成员,包括项目的所有干系人,发送计划邮件,正式周知,这可以尽早地发现共识的偏差
雷区 5:不够即时
在整个项目周期中,由于随时会可能出现变更,加上对估算的不断细化,做计划永远是个反复修正、渐进明晰的过程,我们要对计划进行持续地跟进与调整。重要的是,每一次进行调整,都要确保项目中的每个人知道当前的计划是什么,调整计划需要怎样的决策过程,都需要谁参与决策。而及时调整变更,就是做计划的第五个标准动作。
你需要注意的是,与进度计划有关的任何变更,都需要提交给项目管理人员,最好由团队中对应功能小组的成员(该功能模块涉及的策划、设计、开发、测试)及其他相关干系方共同讨论,明确计划变动可能对各方造成的影响,最终做出决策,并公开告知所有项目组成员
总结
针对这些雷区,给出了做计划的 5 个标准动作,分别是 WBS 工作分解,识别依赖及各环节关键路径,定义完成标准,达成共识并公开透明,即时调整变更