项目风险是一种不确定的事件或条件,一旦发生,就会对至少一个项目目标造成影响,比如范围、进度、成本、质量等,项目风险也可能对组织或组织的目标造成影响,比如财务、声誉等
项目从构思的那一刻起,就存在着风险。而应对风险的方式,并不总是规避。如果风险给项目造成的威胁在可以承受的范围内,并且与可能得到的收获是相平衡的,那么这个风险就是可以接受的,要想在充满不确定性的大环境下取得成功,组织应该致力于在整个项目期间,积极而又持续地开展风险管理
风险识别的主体,应该包含项目中的团队成员在内的各方干系人,而不只是项目经理。组织中的每个层级,都必须有意识地积极识别,并有效管理风险。系统化的风险识别,是一个反复进行的过程,应该从构思阶段开始,贯穿项目规划和执行的始终
识别风险过程的主要输出,就是初始的风险登记册,包括已识别的风险清单,以及潜在应对措施清单。对于已识别的每个风险,都要评估其概率和影响,并进行优先排序
其中,风险概率是指每个具体风险发生的可能性,风险影响则是风险对于项目目标(进度、成本、范围、质量)的潜在影响
你可以通过访谈或会议的形式来进行风险概率和影响的评估,参与人员包括熟悉相应风险类别的人员,以及项目外部的经验丰富人员
冰山下的风险
执行中最大的风险,不是那些显而易见的、冰山上的风险,那些冰山下看不见的风险,往往才是最要命的。通常,项目组中最坏的情况是,大家对项目里的风险避而不谈,避谈风险的原因可能是:
缺乏风险的沟通渠道提出来也没有用老板会认为自己没能力管好当前的项目没有人反馈风险,不代表没有风险
如果项目经理只能依靠正常的渠道识别项目风险,这类问题就不可避免。那么,如何识别冰山下的风险呢?
其实,当寻常的渠道不管用的时候,就要看项目经理的信息网络了。项目经理一定不能脱离团队。如果没有群众基础,只是坐等着别人给你上报风险,那你的工作就远远没有做到位。一个优秀的项目经理,必须是一个优秀的“情报人员”,上至最高的项目发起人及组织的各层决策者,下至项目最边缘的人群,比如外包、实习生、短期借调支持人员等,你都要跟他们建立广泛且深入的联系
你需要的是一颗真诚交流的心,去关注项目中的每个角色、每个成员的需求,理解他们的困难,愿意为他们提供发展的机会,帮助他们去获得更大的成功,仅此而已。
你识别出的风险越多,项目的风险就越低
对于发生概率很高的严重风险,一定要提前准备风险应对方案和危机应急预案。一旦风险和危机来临,应急预案就可以有效地降低风险的损失和危机带来的灾难
同时,在项目排期时,你要确保有相应的故障演练计划,并且做好充分的准备。也许有些风险预案永远也用不上,但是这并不是说它们是多余的。在风险降临的危机关头,它们的价值就会凸显出来
在项目执行期间,已识别的风险会不断地变化,新的风险也会产生。你需要在每周的项目状态同步会议上,对风险进行再评估,并通过周期性的风险审查,来识别新的风险
1. 治未病,建立系统性保健机制
为什么会存在那么多的瞒报呢?
因为在当时,及时汇报延期往往只会招来一顿责骂。实际上,越是严格控制的系统,越是有问题都窝着藏着,很可能一出问题就是大问题。事物的发展,总是从量变开始的。为了防止风险演变成问题,就要在项目早期,建立系统性的保健机制。所谓的“治未病”,就是说要未病先防,事后不如事中控制,事中不如事前控制
关于执行中的风险,群众永远是最有发言权的。如果这个系统是健康的,一定是可以自行去呈现和反馈风险的。而建立系统性保障机制的关键就在于,你要致力于持续改善人与人之间的互动品质,提升项目团队的健康度
经常做匿名的问卷收集或访谈,定期做一场坦诚布公的复盘会,都是系统性保健的好方法。做调查问卷,是项目经理了解团队的重要方式之一。在每个重要版本结束时,你都可以用调查问卷的形式,收集大家的意见,其中有两个典型的问题:
对这个版本研发过程的综合评分(包括迭代方式、工作量、工作压力、团队配合、时间管理等各个方面),这反映了过程满意度;对这个版本功能设计的满意度,即产品认可度你要坚持在多个版本中反复使用,积累数据,你就可以通过各个版本的数据变化,看到团队状态的起伏和健康度的走势。当团队对产品的发展方向产生疑虑或不认可,抑或是对过程中的管理方式或协作状态不满的时候,你要允许团队各抒己见,充分沟通表达。事先预防永远胜过事后纠正,如果你有意识地在团队中构建这样的常规反馈渠道,系统性风险提示和保健的作用就会逐渐发挥出来
积极管理致命风险
项目经理不是只要管理好常规执行风险就可以了,真正会导致项目失败的致命风险,往往在项目一开始就埋下了。比如,公司高层对于项目的态度和预期、项目目标与组织战略目标的一致性、项目所依赖的重要资源方的合作关系、竞争对手及行业市场状况的变化、政策变化、监管风险等
一旦致命风险真的发生,很可能会回天乏力。有经验的项目经理,可以从过往经历的失败中,敏锐地嗅到危险的味道。那么,项目经理可以做些什么呢?
第 1 步:挖掘出这些致命风险,把它们变为可见的、可谈的。很多管理者非常关心执行中的风险,却对于这类致命风险讳莫如深,只留在自己脑子里,这样反而是最危险的。致命风险的挖掘,通常会让我们对项目背景的理解更加透彻,并对那些影响到项目生死存亡的关键要事,有更加清晰的认知和规划部署
第 2 步:正视风险,不存侥幸心理。你要和发起人一起想办法,发动核心团队,合力去制定应对策略
第 3 步:在项目的核心团队中,周期性地梳理和同步风险状态
其实,在互联网领域,成功突围者大多都是一路坎坷,从各种致命风险中爬出来的,堪称九死一生。致命风险的存在,本身就是一种警醒。加速构建核心能力,不断拓宽“护城河”,才是最根本的应对之道
风险是一种不确定的事件或条件,用辩证的眼光看,风险的另外一面就是“机”。互联网领域的产品创新,大多是一场跳进未知的冒险,这给传统的风险观带来了极大的冲击。在项目管理的过程中,步步为营的风险管理之外,积极把握不确定性带来的机会,提升系统的反脆弱能力,达到最优的效果,是项目经理需要持续修炼的功课